Βασικό έγγραφο της διαδικασίας –η οποία αναλυτικά μπορείτε να δείτε στο Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου - είναι η Έκθεση Ολοκλήρωσης πράξης, η οποία συμπληρώνεται μέσω της ηλεκτρονικής υποβολής του ΟΠΣ ιστοσελίδα http://logon.mnec.gr/, με τους κωδικούς που διαθέτει κάθε Δικαιούχος. Η Έκθεση Ολοκλήρωσης, στη συνέχεια εκτυπώνεται μέσω της εφαρμογής, υπογράφεται από το Νόμιμο Εκπρόσωπο με σφραγίδα του Δικαιούχου και αποστέλλεται με ένα διαβιβαστικό έγγραφο προς την ΕΥΔ ΕΠ Ψ.Σ εντός συγκεκριμένης προθεσμίας.
Στην ‘Έκθεση Ολοκλήρωσης επισυνάπτονται τα εξής Υποχρεωτικά [1] τεκμηριωτικά Έγγραφα:
| Τεκμηριωτικά έγγραφα ή άλλα στοιχεία στην Έκθεση Ολοκλήρωσης | Σκοπός/παρατηρήσεις | Τίτλος υποδείγματος /υποβολής |
1 |
|
|
Για τα υποέργα που υλοποιήθηκαν με ίδια μέσα να γίνει χρήση του |
2 |
|
| Για την συμπλήρωση, ηλεκτρονική υποβολή και εκτύπωση, να γίνει χρήση της εφαρμογής Ηλεκτρονικής Υποβολής
|
3 |
|
| Οι φωτογραφίες, εκτυπώσεις να είναι σε ένα ή περισσότερα από τα ευρέως διαδεδομένα επιθέματα- μορφοτύπων πχ. jpg, tiff, bmp, eps, σε ευκρινή ανάλυση πχ. 1200 x 800 @ 300 pixels/inch.
|
4 | Έγγραφο/α που να περιλαμβάνει:
1. την ηλεκτρονική διεύθυνση ή τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις του αποτελέσματος της πράξης πχ. μόνιμο url, mobile app, κοκ.
2. επεξεργασμένα στοιχεία χρήσης, log files, στατιστικά στοιχεία συναλλαγών που αποδεικνύουν την παραγωγική λειτουργία 3. άλλα ποσοτικά ή ποιοτικά στοιχεία ή τεκμήρια πχ. μαρτυρίες τρίτων που αποδεικνύουν το γεγονός ότι επιτεύχθηκαν όλοι οι στόχοι της πράξης, όπως περιγράφονται στην Απόφαση Ένταξης και στο εγκεκριμένο Τεχνικό Δελτίο Πράξης |
| Τα στατιστικά στοιχεία να είναι επεξεργασμένα και κατανοητά με χρήση εποπτικών γραφημάτων, κα.
|
5 | Αντίγραφα εγγυητικών επιστολών καλής λειτουργίας-συντήρησης & λοιπών εγγυήσεων για κάθε υποέργο προμηθειών ή παροχής υπηρεσιών |
| Αντίγραφα εγγυητικών στο πλαίσιο των συμβάσεων |
6 | Έντυπο στο οποίο καταγράφονται τα επικαιροποιημένα στοιχεία ταυτότητας και η διεύθυνση του φορέα ή των φορεών στον οποίους τηρούνται το σύνολο των στοιχείων και εγγράφων της πράξης καθώς και η μορφή με την οποία τηρούνται από τον κάθε εμπλεκόμενο φορέα
|
|
Έντυπο Δήλωσης Επικαιροποίησης Στοιχείων Πράξης
|
7 | Εκτύπωση / φωτοαντίγραφο των στοιχείων της ξεχωριστής λογιστικής μερίδας /λογιστικών καταστάσεων από το επίσημο λογιστικό σύστημα που τηρεί ο Δικαιούχος. Εάν δεν τηρεί ξεχωριστή λογιστική μερίδα υποβάλει Βιβλίο Αναλυτικής Καταγραφής Χρηματοοικονομικών Ενεργειών Πράξης (ΒΑΚΧΕΠ) με Υπογραφή & σφραγίδα |
| Βιβλιο Αναλυτικης Καταγραφης Χρηματοοικονομικων Ενεργειων Πράξης
|
8 | Τελικό Δελτίο Δήλωσης Δαπανών |
| Για την συμπλήρωση, ηλεκτρονική υποβολή και εκτύπωση, να γίνει χρήση της εφαρμογής Ηλεκτρονικής Υποβολής
Συμπληρωμένη |
9 | Τελικό extrait του τραπεζικού λογαριασμού της πράξης στο οποίο εμφανίζεται μηδέν το υπόλοιπο |
| Extrait από την Τράπεζα της Ελλάδος ή/και του λογαριασμού άλλης Τράπεζας στον οποίο τηρείται ο λογαριασμός για την πράξη |
10 | Αποδεικτικό επιστροφής αδιάθετου υπολοίπου χρηματοδότησης & τόκων προκαταβολής ή τόκων έντοκου λογαριασμού |
|
Εγκύκλιος ΠΔΕ για Τακτοποίηση πληρωμών 2015
|
11 | Επιβεβαίωση μη παραγωγής εσόδων |
|
|
12 | Εκτύπωση ή αποδεικτικό ανάρτησης στο ΚΗΜΔΣ των προκηρύξεων-συμβάσεων- εντολών πληρωμών όλων των δημοσίων συμβάσεων
|
| Για τους Δικαιούχους (Φορείς) του άρθρου 1β του ν.2362/1995 οι οποίοι υπόκειται σε υποχρέωση για καταχώρηση των σχετικών στοιχείων στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΣ) απαιτείται, για την διακρίβωση της επιλεξιμότητας των δαπανών να ελεγχθεί, η κανονικότητα και νομιμότητα των πληρωμών αναφορικά και με το ΚΗΜΔΣ. Η υποχρέωση των Φορέων για καταχώριση στο ΚΗΜΔΣ ξεκίνησε την 04.02.2013 για τα Υπουργεία, την 02.04.2013 για τους λοιπούς υπόχρεους Φορείς πλην των ΟΤΑ και την 02.05.2013 για τους ΟΤΑ (δείτε και τα σχετικά έγγραφα)
|
13 | Λογιστική καρτέλα του λογαριασμού που έχει καταχωρηθεί ο ΦΠΑ της πράξης |
|
|
14 | Λίστα Ολοκλήρωσης Πράξης και τις Λίστες Ολοκλήρωσης Υποέργων |
| Λίστες ΣΔΕ Λίστες Διοικητικού Ελέγχου για την Ολοκλήρωση Πράξης-Υποέργων |
Τα παραπάνω αποτελούν τα Υποχρεωτικά έγγραφα για όλες τις συγχρηματοδοτούμενες πράξεις.
Επιπλέον, διακρίνονται οι παρακάτω περιπτώσεις:
Α. Σε περίπτωση κατά την οποία, για την πράξη έχει κοινοποιηθεί στον Δικαιούχο, έκθεση επιτόπιας επαλήθευσης από την ΕΥΔ ΕΠ «Ψηφιακή Σύγκλιση» ή άλλες ελεγκτικές αρχές , με συστάσεις, ο Δικαιούχος, επιπλέον των παραπάνω υποχρεωτικών εγγράφων, πρέπει να επισυνάψει στην Έκθεση Ολοκλήρωσης και
Έγγραφη απάντηση με τις ενέργειες/μέτρα που έχει προβεί /αναλάβει ο Δικαιούχος σε συνέχεια όλων των συστάσεων που έχουν τεθεί για τη συγκεκριμένη Πράξη από ελεγκτικά όργανα ( Μονάδα Γ ΕΥΔ ΨΣ, Αρχή Πληρωμής, ΕΔΕΛ κτλ) |
| Έγγραφο απάντησης σε συστάσεις με αποδεικτικά στοιχεία από τη συμμόρφωση πχ. για πλημμελή μέτρα δημοσιότητας |
Β. Για περιπτώσεις κατά τις οποίες ο Δικαιούχος της πράξης δεν συμπίπτει με τον Φορέα Λειτουργίας του έργου, ο Δικαιούχος, επιπλέον των υποχρεωτικών εγγράφων πρέπει να επισυνάψει στην Έκθεση Ολοκλήρωσης και
Έγγραφο παράδοσης και ανάληψης της λειτουργίας από τον Φορέα Λειτουργίας |
| Πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής |
Γ. Για τα μεγάλα έργα και τα έργα που παράγουν έσοδα, εφόσον στοιχεία της αρχικά υποβληθείσας χρηματοοικονομικής ανάλυσης έχουν μεταβληθεί κατά τη διάρκεια υλοποίησης της πράξης, ο Δικαιούχος, επιπλέον των υποχρεωτικών εγγράφων πρέπει να επισυνάψει στην Έκθεση Ολοκλήρωσης.
Επικαιροποιημένη χρηματοοικονομική ανάλυση προσδιορισμού του προς χρηματοδότηση ποσού |
| Xρηματοοικονομική ανάλυση προσδιορισμού του προς χρηματοδότηση ποσού (Ανάλυση Κόστους Οφέλους) |
Δ. Σε περίπτωση κατά την οποία στην απόφαση ένταξης ο ΦΠΑ δεν είναι επιλέξιμος και καλύπτεται από εθνικούς πόρους (στην Απόφαση Ένταξης εμφανίζεται ως προϋπολογισμός Π/Υ2) ο Δικαιούχος, επιπλέον των υποχρεωτικών εγγράφων πρέπει να επισυνάψει στην Έκθεση Ολοκλήρωσης και
Τελευταία περιοδική δήλωση ΦΠΑ και όλες τις περιοδικές από το 2012 και μετά
Αποδεικτικό επιστροφής στα αδιάθετα υπόλοιπα παρελθόντων οικονομικών ετών του ποσού του ΦΠΑ της πράξης |
| Βλέπε και |
Υπενθυμίζεται ότι ο Δικαιούχος, σύμφωνα με τον Ν. 3614/07, όπως ισχύει και την απόφαση ένταξης της πράξης, οφείλει να διατηρεί το σύνολο των εγγράφων που αφορούν τη συγχρηματοδοτούμενη πράξη όπως δικαιολογητικά έγγραφα σχετικά με τις δαπάνες και τους λογιστικούς ελέγχους των πράξεων κοκ. σε ειδικό φάκελο της πράξης για διάστημα τριών ετών μετά το κλείσιμο του Επιχειρησιακού Προγράμματος και τουλάχιστον μέχρι το 2020.
Προθεσμία για την υποβολή των Εκθέσεων Ολοκλήρωσης με όλα τα σχετικά τεκμηριωτικά έγγραφα, ορίζεται η 28.3.2016. Σε περίπτωση μη δυνατότητας υποβολής της Έκθεσης Ολοκλήρωσης έως το αργότερο αυτήν την ημερομηνία, πρέπει να σταλεί εγγράφως η σχετική τεκμηρίωση του λόγου. Παράταση της προθεσμίας θα παρέχεται μόνο για αντικειμενικά τεκμηριωμένες, σοβαρές αιτίες.
Όλα τα έγγραφα προς χρήση καθώς και έγγραφα αναφοράς όπως σχετικοί εγκύκλιοι, ΚΥΑ διατίθενται στους 2 ηλεκτρονικούς φακέλους που επισυνάπτονται στην παρούσα ηλεκτρονική ανακοίνωση.
Η Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης του ΕΠ «Ψηφιακή Σύγκλιση» θα βρίσκεται στη διάθεση όλων των Δικαιούχων για την εύρυθμη και επιτυχή εφαρμογή της διαδικασίας Ολοκλήρωσης Πράξεων.
[1] στον πίνακα περιγράφεται ο σκοπός των εγγράφων, χρήσιμες παρατηρήσεις και παρέχεται σχετικό υπόδειγμα, ο τρόπος για την υποβολή του και σχετικά έγγραφα αναφοράς.